Politique de confidentialité

1. Préambule

Mot Compte Double est une agence conseil en communication, relations presse et relations publiques. Nous accompagnons nos clients dans leurs relations médias, leurs stratégies éditoriales et d’influence. Notre métier consiste notamment à mettre en relation des organisations avec des journalistes, des créateurs de contenu, des influenceurs, des leaders d’opinion et plus globalement, toutes leurs parties prenantes.

Cette activité suppose de traiter des données personnelles : celles des personnes qui nous contactent, celles de nos clients, prestataires, fournisseurs et partenaires, celles des journalistes, influenceurs et parties prenantes figurant dans nos fichiers, et celles des candidats à l’embauche.

La présente politique vous informe, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, de la manière dont ces données sont collectées, utilisées, conservées et protégées, et des droits dont vous disposez. Elle vaut également mentions légales du site www.motcomptedouble.fr.

2. Éditeur du site et responsable de traitement

Le site www.motcomptedouble.fr est édité par la société MOT COMPTE DOUBLE, également responsable des traitements décrits dans le présent document au sens de l’article 4 (7) du RGPD.

Courriel général : contact@motcomptedouble.fr

Représentantes légales et directrices de la publication : Alexandra Breyne et Céline Tondi, co-gérantes.

Compte tenu de sa taille et de la nature de ses activités, Mot Compte Double n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données. Vos demandes sont traitées directement par les gérantes de l’agence, prioritairement à l’adresse rgpd@motcomptedouble.fr (ou, à défaut, à contact@motcomptedouble.fr).

3. Hébergement du site

4. Définitions

Donnée à caractère personnel

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable — nom, adresse e-mail, fonction professionnelle, identifiant en ligne, données de connexion.

Traitement

toute opération portant sur des données personnelles : collecte, enregistrement, conservation, consultation, communication, suppression.

Responsable de traitement

l’entité qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement.

Sous-traitant

l’entité qui traite des données pour le compte d’un responsable de traitement et sur ses seules instructions.

Profilage

au sens de l’article 4 (4) du RGPD, toute forme de traitement automatisé de données personnelles consistant à évaluer certains aspects propres à une personne physique. Une appréciation qualitative rédigée manuellement par un collaborateur (par exemple sur la pertinence ou l’affinité éditoriale d’un contact) n’entre pas dans cette définition dès lors qu’elle ne résulte d’aucun traitement automatisé ni d’aucune prise de décision automatisée.

Contact presse, influenceur ou partie prenante

journaliste, créateur de contenu, influenceur, représentant institutionnel, élu, expert sectoriel ou autre interlocuteur figurant dans nos fichiers professionnels.

5. Les traitements que nous réalisons

6. D’où proviennent les données que nous traitons

Les données que vous nous transmettez directement, lorsque vous nous écrivez, nous appelez, répondez à l’une de nos invitations, entrez en relation contractuelle avec nous (accord de confidentialité, contrat de prestation ou de collaboration, autorisation de reproduction d’image) ou nous adressez une candidature.

Les données professionnelles collectées dans le cadre de notre veille métier. Les coordonnées des journalistes, créateurs de contenu, influenceurs et parties prenantes figurant dans nos fichiers proviennent de sources professionnelles publiques ou semi-publiques : ours et mentions légales des publications, sites des médias et des organisations, réseaux professionnels, annuaires et bases de données professionnelles auxquelles nous sommes abonnés, et échanges directs.

Les contenus publiés. Notre activité de veille média et de suivi des retombées porte exclusivement sur des contenus rendus publics par leurs auteurs : articles, publications, prises de parole. Nous ne collectons aucun contenu privé ni aucune donnée issue de comptes fermés.

Conformément à l’article 14 du RGPD, lorsque nous entrons en contact pour la première fois avec une personne dont nous n’avons pas recueilli les données directement, nous l’informons de l’origine de ses données, de la finalité de notre démarche et de son droit de s’y opposer. Un lien vers la présente politique est mis à disposition dans nos échanges.

Toute personne figurant dans nos fichiers peut à tout moment demander à en être retirée, sans avoir à motiver sa demande, en écrivant à rgpd@motcomptedouble.fr. La suppression est effective sous 30 jours.

7. Qui a accès à vos données

Nos collaborateurs, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs fonctions et sous obligation contractuelle de confidentialité.

Nos clients, dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des prestations les concernant. C’est notamment le cas des bilans de retombées presse et des listes de participants aux événements que nous organisons pour leur compte.

Nos sous-traitants et fournisseurs agréés, qui agissent sur nos seules instructions dans le cadre de contrats conformes à l’article 28 du RGPD. Ils interviennent pour l’hébergement de notre site, notre messagerie et nos outils collaboratifs, la sauvegarde de nos données, ainsi que les outils professionnels nécessaires à notre métier : veille média, diffusion de communiqués, gestion de nos contacts. Nos principaux sous-traitants sont :

• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) — messagerie, stockage documentaire et outils collaboratifs ;
• Infomaniak Network SA — hébergement du site et gestion du nom de domaine.

La liste complète et à jour de nos sous-traitants, ainsi que des garanties applicables à ceux établis hors de l’Union européenne, est communiquée sur simple demande à rgpd@motcomptedouble.fr.

Les autorités administratives, judiciaires ou de contrôle, sur réquisition légale et dans les limites prévues par la réglementation, ou lorsqu’une obligation légale nous y contraint.

Nous ne vendons pas vos données, ne les louons pas et ne les cédons, à titre gratuit ou onéreux, à aucun tiers à des fins commerciales ou publicitaires, sauf obligation légale. Mot Compte Double n’appartient à aucun groupe et n’a ni société mère ni filiale à laquelle des données seraient transmises.

8. Notre rôle : responsable de traitement ou sous-traitant

Selon les traitements, Mot Compte Double n’intervient pas à la même place.

Nous sommes responsable de traitement pour les traitements que nous déterminons nous-mêmes : nos propres fichiers de contacts presse, d’influenceurs et de parties prenantes, la gestion de nos relations commerciales et contractuelles (accords de confidentialité, contrats de prestation ou de collaboration, autorisations de reproduction d’image), nos candidatures, la sécurité de notre site. Ce sont ces traitements que décrit la présente politique.

Nous sommes sous-traitant lorsque nous traitons des données pour le compte d’un client et sur ses instructions : constitution d’une base de contacts qui lui est propre, gestion de la liste des participants à l’un de ses événements, veille réalisée à sa demande, réalisation d’une campagne de communication pour laquelle nous sommes mandatés dans ces conditions. Dans ce cas, c’est notre client qui est responsable de traitement et sa propre politique qui s’applique. Nos prestations sont alors encadrées par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.

Si vous souhaitez savoir à quel titre nous détenons des données vous concernant, écrivez-nous à rgpd@motcomptedouble.fr : nous vous l’indiquerons et vous orienterons, le cas échéant, vers le responsable de traitement concerné.

9. Transferts de données en dehors de l’Union européenne

Nos données sont hébergées et traitées en Europe. Deux situations impliquent un cadre juridique particulier.

Suisse. Notre site est hébergé par Infomaniak Network SA, à Genève. La Suisse n’appartient ni à l’Union européenne ni à l’Espace économique européen, mais elle fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne du 26 juillet 2000, toujours en vigueur, qui reconnaît que son droit assure un niveau de protection adéquat des données personnelles. Aucune garantie complémentaire n’est requise pour ce transfert.

Microsoft 365. Nos données sont stockées dans les centres de données européens de Microsoft. Certaines opérations accessoires — support technique, sécurité, télémétrie — peuvent impliquer un accès depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par la certification de Microsoft au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework), reconnu par décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023, complétée par les clauses contractuelles types de la Commission intégrées au contrat de sous-traitance de Microsoft.

Lorsqu’un autre de nos outils implique un transfert hors de l’Union européenne, celui-ci est encadré par l’un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD : décision d’adéquation (article 45), clauses contractuelles types ou garanties appropriées équivalentes (article 46), règles d’entreprise contraignantes (article 47), complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires telles que le chiffrement ou la pseudonymisation.

10. Comment nous protégeons vos données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du RGPD, et pour protéger vos données contre la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, et pour interdire tout accès par des tiers non autorisés.

Ces mesures reposent notamment sur :

• le chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) et des données stockées ;
• des accès individuels et nominatifs, attribués selon le principe du besoin d’en connaître et révoqués au départ de chaque collaborateur ;
• la journalisation des accès et la sauvegarde régulière et sécurisée des données ;
• la sensibilisation de nos collaborateurs à la protection des données, et une obligation contractuelle de confidentialité applicable à l’ensemble de nos collaborateurs et fournisseurs agréés ayant accès aux données ;
• la sélection de sous-traitants et fournisseurs présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité ;
• une revue périodique de nos accès et de nos configurations.

Pour des raisons de sécurité, le détail de nos mesures n’est pas publié. Il peut être communiqué à nos clients et partenaires dans un cadre contractuel approprié.

11. En cas de violation de données

Nous disposons d’une procédure interne de détection et de traitement des violations de données personnelles.

En cas de violation susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous en informons la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans les 72 heures suivant sa constatation, conformément à l’article 33 du RGPD. Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé, nous en informons également et sans délai les personnes concernées, conformément à l’article 34.

12. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez, sur les données vous concernant, des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous traitons des données vous concernant et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d’un traitement, par exemple le temps de vérifier l’exactitude de vos données.
• Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime — notamment votre présence dans nos fichiers professionnels. S’agissant de la diffusion de nos communiqués et invitations, ce droit s’exerce sans condition et sans motif : une simple demande suffit et nous y donnons suite.
• Droit à la portabilité : recevoir dans un format structuré et lisible par machine les données que vous nous avez fournies sur la base de votre consentement ou d’un contrat, et les faire transmettre à un tiers.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsqu’un traitement est fondé sur celui-ci (par exemple une autorisation de reproduction d’image). Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements antérieurs.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Pour exercer ces droits, écrivez prioritairement à rgpd@motcomptedouble.fr (ou, à défaut, à contact@motcomptedouble.fr), ou par courrier à Mot Compte Double — RGPD, 19 rue Colson, 59000 Lille. Nous pouvons être amenés à vous demander une copie d’un titre d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si nous recevons un grand nombre de demandes ; nous vous en informons alors dans le mois initial, en précisant les motifs. Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous en communiquons les raisons.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris CEDEX 07 — www.cnil.fr

13. Protection des mineurs

Notre site et nos services s’adressent à un public professionnel et ne sont pas destinés aux personnes mineures. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de 15 ans sans le consentement des titulaires de l’autorité parentale. Si nous prenons connaissance d’une telle collecte, nous procédons à la suppression des données dans les meilleurs délais.

14. Cookies

Notre site n’utilise aucun cookie de mesure d’audience, aucun traceur publicitaire et aucun outil d’analyse comportementale tierce. Nous n’utilisons ni Google Analytics, ni pixel de réseau social, ni solution équivalente.

Seuls sont susceptibles d’être utilisés des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, ainsi que les journaux techniques du serveur décrits à l’article 5. Ces éléments ne sont pas soumis à consentement préalable.

En l’absence de tout traceur soumis à consentement, notre site n’affiche pas de bandeau de consentement aux cookies. Ce choix est délibéré : il correspond à notre conception de la sobriété numérique et du respect de la vie privée par défaut.

Mesure de la fréquentation. Notre hébergeur établit, à partir des journaux techniques du serveur, des statistiques de fréquentation agrégées : nombre de visites, pages consultées, pages de provenance. Ces statistiques sont produites côté serveur, sans qu’aucun fichier ni identifiant ne soit déposé sur votre terminal et sans recours à un traceur. Elles ne relèvent donc pas du consentement préalable prévu à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Les données sous-jacentes, leur base légale et leur durée de conservation sont décrites à l’article 5.

15. Propriété intellectuelle

Le présent site et l’ensemble des éléments qui le composent — textes, images, logotypes, structure, charte graphique — sont la propriété exclusive de Mot Compte Double ou de ses partenaires, et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

Toute reproduction ou représentation, totale ou partielle, du site ou de l’un de ses éléments, par quelque procédé que ce soit, sans l’autorisation écrite préalable de Mot Compte Double, est interdite et constituerait une contrefaçon au sens des articles L335-2 et suivants du code de la propriété intellectuelle.

16. Modification de la présente politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique pour tenir compte de changements dans nos traitements, nos outils ou la réglementation applicable. La date de version figure en tête de document. En cas de modification substantielle affectant vos droits, nous en informons directement les personnes concernées.